Przygotowanie miejsca pracy

Jest to wbrew pozorom niełatwe zadanie, z którym musi się zmierzyć już na samym początku. Bez tego będzie nam trudno skutecznie rozdzielić pracę i sprawy osobiste, w miejscu, które na co dzień na ogół nie kojarzy nam się ze sprawami służbowymi. W miarę możliwości wydzielmy sobie przestrzeń, w której będziemy zajmować się wyłącznie pracą — może to być osobny pokój, ale swoją rolę spełni także np. fotel i biurko w rogu salonu albo połowa kuchennego stołu.

Warto też zadbać o czystą przestrzeń wokół. Zabierzmy z pola widzenia wszelkie elementy, które mogą rozpraszać naszą uwagę, o ile oczywiście to możliwe. Zatroszczmy się o to, by mieć pod ręką niezbędne do pracy narzędzia i materiały pomocnicze, np. notatnik, długopis, kilka flamastrów. Wyeliminuje to konieczność wstawania po nie za każdym razem, gdy będziemy ich potrzebować.

Czego potrzebuję do pracy z domu? Narzędzia

Odpowiedź nasuwa się sama — dostępu do internetu! Bez tego nie jesteśmy w stanie wykonywać swoich obowiązków. Oczywiste, prawda? Niestety, o oczywistych rzeczach najłatwiej zapomnieć, więc warto zawczasu sprawdzić możliwości naszego łącza, routera i w razie potrzeby zaopatrzyć się w nowe urządzenia. Uchroni nas to przed wieloma niedogodnościami, np. słabym sygnałem lub urywaniem wideokonferencji podczas wirtualnych spotkań.

Poniżej przedstawiamy listę kilku popularnych narzędzi, które pomagają w organizacji pracy i umożliwiają szybkie i efektywne realizowanie swoich zadań, także tych zespołowych, podczas pracy na odległość.

1. Skype — jeden z najpopularniejszych komunikatorów, który umożliwia szybkie i bezpośrednie rozmowy oraz wideo-konferencje z udziałem kilku osób. Prosty, darmowy i skuteczny./br>
   
2. Google Meet/Hangouts — wygodne narzędzie do przeprowadzania wideokonferencji w szerszej grupie osób. Pozwala na wysłanie zaproszenia do dowolnej osoby oraz dostęp z dedykowanego linku. Dzięki synchronizacji z kalendarzem ułatwi ustawienie powiadomienia, by nie przegapić spotkania.
   
3. Slack — kolejny komunikator, który pozwala na tworzenie osobnych kanałów tematycznych. Pozwala to na świetną organizację informacji i poruszanie konkretnego tematu wyłącznie w danym kanale. Dzięki możliwości synchronizacji z innymi narzędziami, jak np. Google Docs sprawdzi się jako miejsce, w którym mamy pod ręką wszystkie niezbędne do pracy informacje.
   
4. Trello — wirtualna tablica, którą możemy podzielić na kilka list, w których umieścimy swoje karty z zadaniami. Pozwala na bardzo wygodne i przejrzyste zarządzanie zadaniami, na dodawanie komentarzy oraz przypisywanie zadań i ról innym użytkownikom. Tablice i karty można współdzielić także z osobami z zewnątrz, co pozwala na włączenie do procesu np. klienta lub zewnętrznego specjalisty.
   
5. Google Docs — darmowe narzędzia, które pozwalają na pracę w trybie współdzielonych dokumentów. Dzięki temu możemy mieć wgląd we wszystkie sprawy bieżące i łatwo dzielić się efektem naszej pracy, zarówno z członkami zespołu, jak i z klientem.
   
6. Toggl i Clockify — darmowe narzędzia, które pozwalają mierzyć czas poświęcony na konkretne zadanie. Możemy łatwo rejestrować czas wykonywania poszczególnych zadań i na tej podstawie łatwo tworzyć raporty naszego czasu pracy nad danym projektem.
   

Oprócz wymienionych powyżej aplikacji potrzebujemy też oczywiście innych narzędzi specyficznych dla realizowanych przez nas obowiązków. Do większości z nich mamy jednak dostęp z poziomu przeglądarki, dlatego np. zarządzanie kontami na Facebooku, czy też konfiguracja reklam w Google Ads nie stanowi żadnego problemu.

Praca z klientem — czy coś się zmienia?

Podczas pracy z domu jesteśmy w stanie bez większych trudności wykonywać swoje dotychczasowe obowiązki. Dzięki wymienionym wcześniej narzędziom bez problemu pozostajemy w kontakcie z członkami zespołu, a także z klientami. Wszelkie aktualizacje i raportowanie postępów, nowe kreacje, kampanie, moderacja social mediów — wszystko może odbywać się w niemal niezmienionej formie.

Co w takim razie zmienia home office w tym aspekcie? Na dobrą sprawę nic, poza pomniejszymi kwestiami technicznymi. Zarówno my, jak i klient musimy korzystać z konkretnych aplikacji, aby efektywnie prowadzić dotychczasowe działania. Zmianie ulega jedynie kwestia spotkań — teraz na ogół każdego uczestnika widzimy w osobnym okienku i z różnym tłem. Nie zmienia to zbyt wiele, prawda?

W agencjach marketingowych na co dzień obsługujemy swoich klientów zdalnie — zarządzamy profilami w social mediach, prowadzimy działania PPC, zajmujemy się analityką i tworzymy strategie komunikacji. W większości tych zadań komunikacja z klientem odbywa się mailowo lub telefonicznie, więc nie ma to tak naprawdę znaczenia, czy pracujemy z biura z widokiem na morze, czy też z kanapy we własnych czterech ścianach. Efektywność wciąż pozostanie taka sama.

Rutyna — dobra praktyka na home office

Pracując z domu łatwo o pozwolenie sobie na więcej luzu niż biurze. Późniejsze wstawanie, śniadanie przy sprawdzaniu porannych maili, więcej krótkich przerw na zajrzenie do lodówki — to tylko kilka czynności, które mogą rozbić nam dzień. Dlatego wprowadzenie sobie pewnego rygoru i utrzymanie rutyny przypominającej tę z czasów chodzenia do biura może okazać się kluczowe dla naszej efektywności.

Zaczynajmy pracę codziennie o tej samej porze. Nie musi być to co do minuty 8:05, ale starajmy się, aby codziennie zaczynać w ciągu +/- 15 min od wyznaczonej godziny. Pomoże nam to w zachowaniu rytmu i równowagi pomiędzy pracą a sprawami osobistymi.

Jedzmy regularne posiłki, w podobnych porach, jak miało to miejsce w biurze. Nasz organizm bardzo to doceni, bo unikniemy rozregulowania metabolizmu. Przełoży się to na lepsze samopoczucie, a tym samy sprawniejsze radzenie sobie z wyzwaniami.

Wyznacz sobie porę końca pracy. To kluczowe zadanie, które pozwoli nam wyraźnie rozgraniczyć pracę i życie osobiste, nawet mimo przebywania w tym samym pomieszczeniu. Jest to szczególnie ważne, aby móc prawidłowo odpocząć i zregenerować siły po dniu pracy.

Praca zdalna w branży marketingowej nie różni się zbyt mocno od zwyczajnej pracy w biurze. Większość zadań i tak realizujemy przez narzędzia chmurowe, a spotkania przez komunikatory są równie efektywne, jak te prowadzone na żywo. Dbając o podstawową higienę pracy możemy realizować nasze zadania równie efektywnie, jak podczas pracy z biura, a czas zaoszczędzony na dojazdach spożytkować na rozwój nowych umiejętności. No i ten komfort pracy w dresie…